使用填充法和辅助数列制作 PPT 商务图表

作者: 蒋老师 分类: 课件制作 发布时间: 2019-09-18 23:22

  制作 PPT 课件时,有一个关于内容精简的基本原则是:文不如字、字不如表、表不如图。这里说的图不仅仅有图片,还有图表。虽然在 PowerPoint 中制作图表非常简单,但在这个什么都强调可视化、到处都是图案图标的时代,如果你制作的图表还只是一般的柱形图、折线图和饼图,似乎就显得太单调了。另一方面,许多专业的 PPT 模板中,使用的图表也真是有些让人羡慕嫉妒恨。

  作为普通玩家,我们能不能在 PPT 中做出高大上的图表呢?答案是肯定的,今天要介绍的“填充大法”和“辅助数列”两招,用好后你也可以做出酷炫的可视化图表。

  填充大法:一招做出可视化图表

  用 PPT 做可视化信息图表其实也很简单,一招即可,这招就是“复制粘贴”。

  以柱形图为例,我们先选中要填入的形状或图标,按下“Ctrl + C”复制,再点选图表中的柱形,按“Ctrl + V”粘贴,就可以把这些柱形替换成形状或图标。

  但现在有一个问题,借助三角形做出这种“山峰型”柱形图后,如果要强调其中的重点数据,通常会考虑点选了重点数据的“山峰”并更改颜色。但是,你会发现,这时“山峰”会变回了原本的“柱形”……。

  为什么会这样呢?要回答这个问题,就得从“填充大法”的原理说起。

  所谓的“复制粘贴”,其实是运用到“图片或纹理填充”这个功能。我们以“右键 → 设置数据系列格式 → 填充与线条 → 图片或纹理填充”可以看到,这个三角形是以图片的方式“填充”在柱形上的。而当我们直接修改柱形的颜色,它的填充方式就会由原本的“图片或纹理填充”跳回到“纯色填充”了。因此,已经填充到柱形上的形状或图标,都无法直接修改颜色。

  如果想保留“山峰型”柱形图的同时,改变颜色强调重点数据,可以复制一份形状或图标,修改颜色之后,再同样以“复制粘贴”的方式,单独填充到重点数据的柱形上。

  此外,在“图片或纹理填充”这个功能之中,我们可以看到三个选项:伸展、层叠、层叠并缩放。默认是“伸展”;改为“层叠”后,可以看到,它变成了由数个三角形堆叠在一起的柱形图。

  勾选“层叠并缩放”时,可以看到底下有个“Units / Picture”,意思是每张图(每个形状、图标或图片)代表多少单位;也就是说,以“层叠并缩放”的方式堆叠出来的柱形图,因为输入的数值不同,可以有不同的变形效果。

  而“层叠”只是单纯以形状或图标原来的比例堆进柱形图,不能随意设置堆叠多少个。当然,你可以稍微调整一下柱形图的宽度,改变堆叠数量。

  用“辅助数列”修饰可视化图表

  学会“填充大法”后,应该可以做出大多数简单的可视化图表了。例如:

  但当你看到下面这个火箭型创意图表时,会发现这已经不是简单的“复制粘贴”能解决的……。

  如果直接用“复制粘贴”,你会发现无论用“伸展”还是“层叠”,都无法做出上图的效果。“层叠”肯定得不到上述效果,而“伸展”则会连同火箭本体一起拉伸,也不会是我们想要的效果。

  有没有办法同时维持火箭本体的比例,又让它尾端的火焰拉伸呢?

  当然可以,要解决这一问题,就得用上下面要介绍的“辅助数列”技巧了,具体操作步骤如下:

  (1)选中柱形图,由“图表工具 → 设计 → 编辑数据 → 在 Excel 中编辑数据””打开这个图表的数据文件。

  (2)建立两组数据“辅助数列”以及“原始数据”,并将一开始的“系列 1”复制到“原始数据”上。

  (3)依照原本的数值,大致抓个固定的数字作为火箭本体的“长度”,输入到“辅助数列”中。

  (4)原先的“系列 1”则作为可拉伸的火焰,让它等于“原始数据”减去“辅助数列”。

  (5)关掉 Excel 的界面,由“图表工具 → 设计 → 更改图表类型”将原本的“簇状柱形图”变更为“堆积柱形图”,你可以看到原先拉伸火箭顶部多了一块固定长度的矩形 —— 也就是我们新增加的“辅助数列”,而底部拉伸的火箭就是修改后的“系列 1”。

  (6)选中火箭本体的图标,“复制粘贴”至顶部的“辅助数列”;再选中火焰的部份,“复制粘贴”至底部的“系列 1”,就完成了这个火箭图表啦。

  需要注意的是,“堆积柱形图”对照 Excel 中的数据方向是最左边的系列在柱形图的最底部,所以固定数值的“辅助数列”放在“系列 1”的右侧,表现在“堆积柱形图”上就会是顶部;如果换另一种图标、需要让“辅助数列”在底部的话,就必须反过来将它插入在“系列 1”左侧了。

  用“辅助数列”做百分比条

  比较细心的读者可能会发现,直接用“填充大法”做出来的“层叠”效果,在表现上有个问题是,在末端很容易出现只显示半个、甚至更少的片段,形成一种“被剖成两半”的状况。

  以最常见的人型图标为例,会是这样的:

  这就得先提到一项图表展示的技巧:显示总百分比。

  想要做出这种效果,同样需要用到“辅助数列”的技巧,步骤如下:

  (1)选中条形图,由“图表工具 → 设计 → 编辑数据 → 在 Excel 中编辑数据”打开这个图表的数据文件。

  (2)直接在“系列 1”的左侧建立一组“辅助数列”,数值都输入 100%。注意:“辅助数列”一定得建立在“最左侧”,这是为了后续使用“系列重叠”时,可以让 100% 的横条垫在原先数据的底部。

  (3)关掉 Excel 的界面,选中条形图后,由“右键 → 设置数据系列格式 → 系列选项”找到“系列重叠”,并将数值拉高至 100%。就完成制作了。

  使用这个技巧,要怎么用于优化前面提到的人型图标呢?

  (1)先复制一份图标,修改为灰色作为显示 100% 的底色。

  (2)将“系列重叠”暂时拉回 0%,让“辅助数列”和“系列 1”先分离开来。

  (3)将灰色的图标,以“填充大法”填至 100%,原先的图标则填至原数据。此时“图片或纹理填充”默认为“伸展”,可将它修改为“层叠并缩放”,并设定单位 0.1(也就是每个人型图标代表 10%)。

  (4)将“系列重叠”数值拉高至 100%,让两组系列数据重叠,就可以得到由完整人型图标所组成的条形图了。

  (5)如果人型图标比例跑偏,可以调整“间隙宽度”(也就是调整条形图的粗细)让比例接近原始图标的样子。

  最后,我们为这个条形图添加数据标签:

  (1)选中条形图中 100% 灰底的部份,由“右键 → 添加数据标签”可以在最右侧加上数据标签。

  (2)这时显示的都是“辅助数列”的 100%,所以我们再次选中标签,由“右键 → 设置数据标签格式 → 标签选项”找到“标签包括”底下的几个选项。

  (3)将“单元格中的值”勾起,此时 Excel 界面会自动打开,框选包含原始数据的“系列 1”,关闭 Excel 界面后,就会发现标签上多出“系列 1”的数据了。

  (4)将“值”和“显示引导线”的勾取消,最后再调整一下标签上数据的格式(放大加粗字体或修改颜色等)即可。

  如此一来,我们就能解决条形图中的图标“被剖成两半”的问题了!

  来看看最终完成的这个图表吧。

  用“辅助数列”做出自动化标签

  用“辅助数列”这个技巧还能做出怎样的创意图表呢?

  比如这样的进度条,我们直接手动插入数据标签还是可以的,即使更改数据,调整这么一组也不算太难。

  但如果这样的进度条,有整整五组甚至更多组呢?手动调整再加上校对,肯定会浪费你不少时间……

  如果这些数据标签,可以在我们修改数据的同时,也随着修正数据和移动的话,就能解决上述的问题了。而这,同样还是得用上“辅助数列”。

  来看看这种“自动化标签”该怎么做:

  (1)选中条形图,由“图表工具 → 设计 → 编辑数据 → 在 Excel 中编辑数据”打开这个图表的数据文件。

  (2)新增一组“X 值”和“Y 值”,让“X 值”等于原始数据,“Y 值”则填入 0.5、1.5、2.5……等数值。然后关掉 Excel 的界面。

  (3)由“图表工具 → 设计 → 选择数据”打开“选择数据源”,在左边的“图例项(系列)”新增一组“标签”,先不选择数据直接关闭。

  (4)在图表中选中这组“标签”,由“图表工具 → 设计 → 更改图表类型”将它从“簇状柱形图”变更为“XY 散点图”。

  (5)重新由“图表工具 → 设计 → 选择数据”打开“选择数据源”,在“标签”里选择 → 开始在 Excel 界面新增的“X 值”和“Y 值”两组数据后关闭。

  (6)此时看到右边多出的另一个 Y 坐标轴,调整它最大值,让“标签”的这些散点可以刚好落在每个条形里面。调整完后就可以删除这个坐标轴了。

  (7)以“填充大法”将“标签”的图案粘贴至散点上,并“右键 → 添加数据标签”。

  (8)这时,“数据标签”显示的是“Y 值”,由“右键 → 设置数据标签格式 → 标签选项”将它改为勾选“X 值”,同时调整位置为“居中”,最后修改文字格式即可。

  试一下修改图表数据,可以看到“标签”的位置和数值也随之改变了。

  小结

  让我们来回顾一下,将 PPT 图表可视化的两大招式:“填充大法”和“辅助数列”。

  首先,“填充大法”在操作上很简单,就是“Ctrl + C”和“Ctrl + V”就能完成,需要注意的是,根据图标本身的性质,你可以选择要“伸展”或者是“层叠”。

  而“辅助数列”稍稍有些复杂,你可以在 Excel 界面插入一组原始数据以外的数列,搭配其它类型的图表(如本篇提到的堆积柱形图或 XY 散点图),让图表更好地呈现数据。

  说明:本文非本站原创,在许多网站上都有这篇文章,但谁是原始作者,蒋老师也搞不清楚。本文转载自资源